CFOP devolução dentro do estado: Guia Completo 2025

Entender a complexa teia tributária brasileira é um dos maiores desafios para qualquer empreendedor. Um dos pontos que mais gera dúvidas é a emissão de notas fiscais para devolução de mercadorias.

Utilizar o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) correto é fundamental para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas com o Fisco. Se você já se perguntou qual CFOP devolução dentro do estado deve usar, este guia foi feito para você.

A devolução de mercadorias é uma rotina comum no comércio e na indústria. Seja por um defeito, desistência da compra ou um erro no pedido, a empresa precisa estar preparada para receber o produto de volta e anular a operação de venda.

É nesse momento que o CFOP entra em cena como o identificador da natureza dessa transação. Um bom gerador de notas fiscais pode simplificar parte desse processo, mas o conhecimento sobre qual código utilizar continua sendo indispensável.

Compreender a lógica por trás dos códigos e saber aplicá-los corretamente não apenas mantém sua empresa em dia com as obrigações fiscais, mas também assegura que os impostos, como o ICMS, sejam tratados de forma adequada, evitando pagamentos indevidos ou apropriação de créditos de maneira equivocada.

Neste guia completo, vamos detalhar os principais códigos de CFOP para devolução dentro do estado, explicar quando usar cada um deles e fornecer exemplos práticos para eliminar qualquer incerteza.

Ao final, você terá a confiança necessária para gerenciar as devoluções da sua empresa de forma eficiente e segura.

O que é CFOP e qual sua importância?

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é um código numérico de quatro dígitos que tem como objetivo identificar a natureza de uma operação ou prestação de serviço documentada por uma nota fiscal.

Ele informa ao governo se a operação é uma venda, compra, devolução, transferência, remessa para conserto, entre muitas outras possibilidades. Além disso, o CFOP indica se a transação é estadual, interestadual ou internacional.

Sua importância é imensa por várias razões:

• Tributação: O CFOP define como os impostos, principalmente o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), serão calculados e recolhidos. Um código errado pode levar a um cálculo incorreto de impostos, resultando em pagamento a maior ou a menor, ambos prejudiciais para a empresa.
• Conformidade Fiscal: A utilização correta do CFOP é uma obrigação fiscal. Inconsistências podem ser identificadas pelo Fisco em cruzamentos de dados (como os do SPED Fiscal), gerando notificações, multas e outras penalidades.
• Gestão de Estoque: O CFOP ajuda a controlar a movimentação de mercadorias. Um CFOP de devolução, por exemplo, indica que um produto está retornando ao estoque, enquanto um de venda indica sua saída.
• Crédito de Impostos: Em operações de devolução, o CFOP correto permite que a empresa vendedora recupere (credite-se) o imposto que foi debitado na nota fiscal de venda original, anulando o efeito tributário daquela transação.

A estrutura do CFOP é simples, mas poderosa. O primeiro dígito indica o tipo de operação:

• 1: Entrada de mercadoria ou serviço de dentro do estado.
• 2: Entrada de mercadoria ou serviço de fora do estado.
• 3: Entrada de mercadoria ou serviço do exterior.
• 5: Saída de mercadoria ou serviço para dentro do estado.
• 6: Saída de mercadoria ou serviço para fora do estado.
• 7: Saída de mercadoria ou serviço para o exterior.

Os três dígitos seguintes especificam a natureza exata da operação. Portanto, quando falamos de CFOP devolução dentro do estado, estamos nos referindo a códigos que começam com 1 (para quem está recebendo a devolução) ou com 5 (para quem está devolvendo a mercadoria).

Principais códigos de CFOP para devolução dentro do estado

A escolha do CFOP correto depende de quem está devolvendo a mercadoria e qual foi a finalidade da operação original. Vamos separar os cenários mais comuns.

Cenário 1: Sua empresa está RECEBENDO uma devolução (Nota de Entrada)

Quando um cliente devolve uma mercadoria que sua empresa vendeu, você deve emitir uma nota fiscal de entrada para registrar o retorno do produto ao seu estoque. O CFOP de entrada para essa devolução dependerá do tipo de produto vendido.

CFOP 1.202: Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros

Este é um dos códigos mais utilizados. Você o usará quando um cliente devolve um produto que sua empresa comprou para revender. Em outras palavras, é a anulação de uma venda de mercadoria que não passou por nenhum processo de industrialização no seu estabelecimento.

• Operação Original (Saída): Venda de mercadoria adquirida de terceiros (CFOP 5.102).
• Operação de Devolução (Entrada): O cliente devolve, e sua empresa registra a entrada com o CFOP 1.202.

Exemplo prático: Uma loja de roupas vendeu uma camiseta para um consumidor final. O cliente decide devolver a peça. A loja deve emitir uma NF-e de entrada com o CFOP 1.202 para anular a venda e registrar o retorno da camiseta ao estoque. Nessa nota de entrada, os impostos destacados na nota de venda original (como o ICMS) serão creditados, anulando o débito da venda.

CFOP 1.201: Devolução de venda de produção do estabelecimento

Este CFOP é aplicado quando a mercadoria devolvida foi produzida pela sua própria empresa. Ou seja, trata-se de um produto que passou por um processo de industrialização no seu estabelecimento.

• Operação Original (Saída): Venda de produção do estabelecimento (CFOP 5.101).
• Operação de Devolução (Entrada): O cliente devolve o produto, e sua indústria registra a entrada com o CFOP 1.201.

Exemplo prático: Uma fábrica de móveis vende uma mesa que ela mesma produziu. O comprador identifica um defeito e solicita a devolução. A fábrica emitirá uma nota de entrada com CFOP 1.201 para registrar o retorno da mesa.

CFOP 1.411: Devolução de venda de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária (ST)

A substituição tributária (ST) é um regime que atribui a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS de toda a cadeia a um único contribuinte (geralmente o fabricante ou importador). Quando um produto com ICMS-ST é devolvido, o CFOP é específico.

• Operação Original (Saída): Venda de mercadoria com ST (CFOP 5.405).
• Operação de Devolução (Entrada): O cliente devolve, e sua empresa registra a entrada com CFOP 1.411.

Exemplo prático: Uma distribuidora de bebidas (contribuinte substituído) vende refrigerantes para um supermercado. O supermercado devolve parte do lote. A distribuidora deve registrar a entrada dessa devolução com o CFOP 1.411. O tratamento dos créditos de ICMS e ICMS-ST aqui é mais complexo e deve seguir a legislação do seu estado.

Cenário 2: Sua empresa está DEVOLVENDO uma mercadoria (Nota de Saída)

Agora, vamos inverter a situação. Sua empresa comprou um produto de um fornecedor e precisa devolvê-lo, seja por não conformidade, defeito ou qualquer outro motivo. Nesse caso, sua empresa emitirá uma nota fiscal de saída para documentar a devolução ao fornecedor.

CFOP 5.202: Devolução de compra para comercialização

Este código é utilizado quando sua empresa devolve uma mercadoria que havia sido comprada com o intuito de revender.

• Operação Original (Entrada): Compra para comercialização (CFOP 1.102).
• Operação de Devolução (Saída): Sua empresa emite uma NF-e de devolução ao fornecedor com o CFOP 5.202.

Exemplo prático: Sua loja de eletrônicos comprou um lote de fones de ouvido de um distribuidor para revender. Ao receber, percebe que o modelo veio errado. Para devolver os fones, sua loja emitirá uma nota de saída com CFOP 5.202, destacando os impostos conforme a nota de compra original para que o fornecedor possa se creditar. A gestão correta dessa devolução através de um emissor nfe integrado é crucial para manter a rastreabilidade da operação.

CFOP 5.201: Devolução de compra para industrialização

Se a sua empresa é uma indústria e está devolvendo uma matéria-prima ou insumo que seria utilizado no seu processo produtivo, este é o CFOP a ser usado.

• Operação Original (Entrada): Compra para industrialização (CFOP 1.101).
• Operação de Devolução (Saída): Sua indústria emite a nota de devolução com CFOP 5.201.

Exemplo prático: Uma padaria compra um saco de farinha para produzir pães, mas o produto chega com a data de validade vencida. A padaria emitirá uma nota de devolução para o fornecedor da farinha usando o CFOP 5.201.

CFOP 5.411: Devolução de compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita a ST

Similar ao cenário de entrada, este CFOP é para a devolução de uma mercadoria com substituição tributária que sua empresa comprou para revender.

• Operação Original (Entrada): Compra para comercialização com ST (CFOP 1.403).
• Operação de Devolução (Saída): Sua empresa emite a nota de devolução com CFOP 5.411.

Exemplo prático: Um posto de gasolina compra lubrificantes (produto com ST) de uma distribuidora. Parte do lote veio danificado. O posto emitirá uma nota de devolução para a distribuidora com o CFOP 5.411.

Perguntas Frequentes (FAQ) sobre CFOP de Devolução

1. Quem deve emitir a nota de devolução?

Depende. Se o seu cliente for uma pessoa física ou uma empresa não contribuinte de ICMS, é sua empresa (a vendedora) que deve emitir uma nota fiscal de entrada para formalizar a devolução. Se o cliente for uma empresa contribuinte de ICMS, é ela quem deve emitir uma nota fiscal de saída de devolução para sua empresa.

2. Como ficam os impostos na nota de devolução?

A regra geral é que a nota de devolução deve ser um “espelho” da nota original. Ou seja, os impostos (ICMS, IPI) devem ser destacados nos mesmos valores e alíquotas da nota de venda/compra para anular a operação. A base de cálculo e as alíquotas devem ser as mesmas.

3. E se a devolução for parcial?

O mesmo procedimento se aplica. A nota de devolução (seja de entrada ou saída) deve conter apenas os itens e as quantidades que estão sendo devolvidos, com os impostos calculados proporcionalmente sobre esses itens.

4. O que fazer se o CFOP da nota original estava errado?

Nesse caso, a devolução deve referenciar a nota original, mas o ideal é corrigir a origem do erro. Se possível, o emitente da nota original deve emitir uma nota fiscal complementar ou uma carta de correção (se permitido para o campo CFOP) para ajustar a operação inicial antes da devolução. Caso contrário, a devolução deve seguir a nota original e um ajuste contábil pode ser necessário. Consulte sempre seu contador.

Para além da conformidade: a gestão inteligente de devoluções

Dominar o CFOP devolução dentro do estado é mais do que uma mera obrigação fiscal; é um componente estratégico da gestão do seu negócio. Um processo de devolução bem estruturado e documentado corretamente evita dores de cabeça com o Fisco, garante a correta apuração de impostos e mantém a integridade do seu controle de estoque.

O uso de ferramentas tecnológicas, como um sistema ERP com um emissor de notas fiscais integrado, automatiza grande parte desse trabalho. Esses sistemas podem ser configurados para sugerir o CFOP correto com base na operação original, minimizando erros humanos e agilizando todo o processo, desde o registro da devolução até o ajuste de estoque e financeiro.

Investir tempo para treinar sua equipe e parametrizar seu software de gestão é um passo crucial para transformar a complexidade fiscal em uma vantagem competitiva. Com processos claros e ferramentas adequadas, sua empresa pode focar no que realmente importa: crescer e atender bem seus clientes, mesmo quando uma devolução se faz necessária.

Se você ainda tem dúvidas ou precisa de ajuda para otimizar os processos fiscais da sua empresa, considere buscar o auxílio de um contador especializado. A orientação profissional é o caminho mais seguro para garantir que sua empresa navegue com tranquilidade pelo mar de regras do sistema tributário brasileiro.